Hoe wij uw gegevens verwerken

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) geeft u als lid rechten. En verplicht organisaties om netjes met uw persoonsgegevens om te gaan. Vanuit de AVG heeft u Recht op Inzage van de gegevens die wij vastleggen om u onze verzekering aan te bieden. Wij leggen u graag uit wat uw rechten zijn en wat u van ons mag verwachten.

Wat zijn uw rechten?

U heeft recht op:

  • Recht van Inzage: gegevens inzien die wij van u hebben
  • Recht op Aanpassing: het recht om uw gegevens aan te laten passen als wij uw gegevens verkeerd hebben verwerkt 
  • Overige rechten

Recht van Inzage

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien die wij van u verwerken. Ook heeft u het recht om te zien waar wij uw persoonsgegevens voor gebruiken. Het recht op inzage is op een veilige manier geregeld doordat u via uw Mijn Omgeving zelf kunt zien welke persoonsgegevens over u worden verwerkt. Denk hierbij aan:

  • NAW-gegevens
  • Verzekeringsgegevens
  • Informatie over het betaalde eigen risico
  • Premiebetalingen
  • Zorgkosten

Het kan zijn dat u daarnaast nog bepaalde specifieke informatie wilt hebben. U kunt daarvoor een verzoek indienen. Vermeld in uw verzoek welke specifieke gegevens u wilt inzien.

Soort gegevens

Wij maken een verschil in het type gegevens die we van u hebben. Dit noemen we algemene gegevens en bijzondere gegevens. Hieronder leest u wat we hiermee bedoelen.

  • Algemene gegevens

    Bij het afsluiten van uw verzekering heeft u deze gegevens aan ons doorgegeven. Deze gegevens hebben wij nodig om uw zorgverzekering te regelen:

    • Naam, adres en woonplaats
    • Burgerservicenummer en klantnummer
    • Geslacht 
    • Geboortedatum
    • Nationaliteit
    • Contactgegevens (zoals uw e-mailadres en/of uw telefoonnummer)
    • Bank- en betaalgegevens
    • Opgenomen gesprekken en transcripties hiervan
    • Notities van contactmomenten
  • Bijzondere gegevens

    Bij het afsluiten van uw verzekering heeft u deze gegevens aan ons doorgegeven. Deze gegevens hebben wij nodig om uw zorgverzekering te regelen:

    • Naam, adres en woonplaats
    • Burgerservicenummer en klantnummer
    • Geslacht 
    • Geboortedatum
    • Nationaliteit
    • Contactgegevens (zoals uw e-mailadres en/of uw telefoonnummer)
    • Bank- en betaalgegevens
    • Opgenomen gesprekken en transcripties hiervan
    • Notities van contactmomenten
Veelgestelde vragen
  • Ik ben recent gescheiden, worden mijn gegevens automatisch aangepast?

    Dit gebeurt niet automatisch. De “Aanduiding naamgebruik” moet apart worden doorgegeven aan de gemeente. Zolang dat niet is gebeurd, blijven wij de oude naam gebruiken. 
  • Waar kan ik de gegevens zelf bekijken?

    U heeft het recht om gegevens in te zien die wij van u vastleggen. Dat is het Recht van Inzage. Veel gegevens die wij hebben vastgelegd, kunt u al heel gemakkelijk zelf inkijken. Ga hiervoor naar de MijnOmgeving. Ook in de VGZ Zorg app kunt u veel gegevens bekijken. 
  • Hoe kan ik de gegevens aan laten passen?

    Wilt u een aanpassing laten doen in uw persoonlijke gegevens? Bijvoorbeeld omdat u gescheiden bent, of juist omdat u getrouwd bent? Of wilt u uw geslacht laten aanpassen bij ons? Dan dient u dat bij de gemeente te laten vastleggen. Wij hanteren namelijk de informatie zoals deze vermeld staat bij de gemeente. Op een andere manier kan dit niet worden aangepast.

    Zodra u uw wijziging heeft doorgegeven aan de gemeente, krijgen wij deze informatie van hun door (meestal binnen 10 werkdagen) en wordt dit direct door ons verwerkt. U ziet de nieuwe gegevens in de VGZ Zorg app, de MijnOmgeving of op uw polisblad.

  • Wat als mijn voornaam of voorletters niet kloppen?

    Soms staat iemand bij de gemeente geregistreerd met alleen een achternaam en geen voornaam (-namen) of voorletters. Wij kunnen dit niet aanpassen in ons systeem. Ook dit dient u bij de gemeente te laten aanpassen.

    Voor een adreswijziging verwijzen wij u ook naar de gemeente. Uw nieuwe adres wordt automatisch door de gemeente aan ons doorgegeven. Binnen 7 werkdagen ziet u uw nieuwe adres in de Mijn Omgeving of VGZ Zorg app. 

Recht op Aanpassingen

U heeft recht op aanpassing (rectificatie) van onjuiste persoonsgegevens die op u betrekking hebben. Oftewel, staan uw gegevens fout? Dan moet dit voor u worden aangepast. U heeft er recht op dat onvolledige persoonsgegevens volledig worden gemaakt, bijvoorbeeld door het verstrekken van een aanvullende verklaring. Bij de meeste processen kunt u dit zelf aanpassen. Denk hierbij aan NAW-gegevens en dergelijke. Voor de overige zaken geldt dat u dit kunt laten aanpassen door gebruik te maken van het formulier Recht op Aanpassingen. U kunt dit formulier gebruiken voor:

  • Aanpassing of verwijdering van opgenomen gesprekken.
  • Opgenomen telefonische gesprekken worden na 28 dagen automatisch verwijderd. De gesprekken worden alleen opgenomen voor trainingsdoeleinden.
  • Chatgesprekken worden 550 dagen bewaard. Wanneer u zo'n gesprek wilt laten verwijderen/aanpassen, kunt u hiervoor het formulier Recht op Correctie invullen.
  • Aanpassing of verwijdering van notities van klantcontacten.
  • Aanpassing of verwijdering van overige gegevens welke niet afgehandeld kunnen worden met de processen die beschreven zijn bij Recht van Inzage.

Recht op verwijderen

Wanneer uw verzoek betrekking heeft op uw verzekering, is het wissen van gegevens vaak niet mogelijk, bijvoorbeeld omdat wij deze gegevens nog wel nodig hebben. Uiteraard houden we rekening met hoelang wij deze gegevens maximaal mogen bewaren.

In de volgende gevallen kunt u vragen om het verwijderen van uw persoonsgegevens:

  • Wij hebben uw persoonsgegevens niet meer nodig, maar deze zijn nog niet verwijderd vanwege de bewaartermijn; 
  • Uw gegevens worden gebruikt op grond van uw toestemming, maar u trekt deze toestemming in; 
  • U maakt bezwaar zoals hierna omschreven, op het gebruik van uw persoonsgegevens; 
  • Wij mochten uw persoonsgegevens niet gebruiken; 
  • Wij waren op grond van de wet al verplicht uw gegevens te wissen; 
  • Wij gebruiken uw gegevens voor social media, als wij reageren op een bericht dat u post over één van onze merken.

Vermeld in uw verzoek welke gegevens u wilt laten wissen en waarom u vindt dat wij dit moeten doen. U kunt voor het recht op verwijderen gebruikmaken van het formulier Recht op Aanpassingen. Na het invullen kunt u dit formulier mailen naar privacy@vgz.nl. U ontvangt binnen 2 weken onze reactie.

  • Bijzondere gegevens

    Van uw zorgverlener ontvangen wij gegevens over iemands gezondheid. Bijvoorbeeld als u als verzekerde bij een tandarts, fysiotherapeut of medisch specialis bent geweest. Wij ontvangen daarvan een declaratie. Wij hebben een medisch adviseur die verantwoordelijk is voor de gegevens van uw gezondheid. Hij/zij zorgt ervoor dat er zorgvuldig met de gegevens wordt omgegaan. Ook heeft hij/zij een geheimhoudingsplicht.

    Vanuit de AVG u het inzagerecht uitoefenen. Dit betekent dat u recht op inzage heeft in alle persoonsgegevens die we van u verwerkt hebben. Een verzoek op dit Recht op Inzage dient binnen 1 maand door ons te worden opgepakt.

Aanvullende informatie

Voor alle aanvragen voor aanpassingen of verwijdering geldt dat dit alleen aanpassingen/verwijderingen kunnen zijn, die we niet nodig hebben voor het correct naleven en uitvoeren van onze verzekeringstaken. Zo kunnen we niet verwijderen dat we met u een betalingsregeling hebben afgesproken van 4 termijnen.

Het formulier Recht op Aanpassingen kunt u hier vinden.

Na het invullen kunt u dit formulier mailen naar privacy@vgz.nl. U ontvangt binnen 2 weken onze reactie.

Overige rechten

Naast de hiervoor genoemde rechten zijn er ook nog enkele rechten. We hebben het dan over de volgende rechten:

  • Recht van Bezwaar
    • Recht van Bezwaar bij Direct Marketing
    • Recht van Bezwaar wegens specifieke situaties
  • Recht van Toestemming
  • Recht van Gegevensoverdraagbaarheid 
  • Recht van Beperkt gebruik 
 

Recht van Bezwaar

U kunt gebruik maken van uw Recht van Bezwaar als u bij ons verzekerd bent. Hier vallen twee onderdelen onder:

  • Recht van Bezwaar bij Direct Marketing
  • Recht van Bezwaar door specifieke situaties

Recht van Bezwaar bij Direct Marketing

In de Mijn Omgeving kan worden aangegeven of u geen Direct Marketing wilt ontvangen. Dat kunt u aangeven door te gaan naar Mijn Gegevens. Als u daar naar beneden scrollt, krijgt u de volgende vragen te zien:

Heeft u bezwaar tegen deze vinkjes? Dus wilt u dit niet? Dan kunt u de vinkjes uitzetten.

Lukt het u niet om via de Mijn Omgeving te wijzigen? Bel of chat dan met ons en dan helpen wij u hierbij.

Recht van Bezwaar door specifieke situaties

Heeft u in het verleden toestemming gegeven voor bepaalde situaties? Bijvoorbeeld voor deelname aan een onderzoek? En wilt u dat nu intrekken? Vul dan het formulier Rechten AVG in en mail dit naar privacy@vgz.nl. Wij zorgen dan dat uw toestemming wordt ingetrokken.

Recht van Toestemming

Een verzekerde kan toestemming geven om persoonsgegevens voor bepaalde doeleinden te gebruiken. Bijvoorbeeld bij een onderzoek. Als wij alleen met uw toestemming uw persoonsgegevens hebben gebruikt, dan mag u deze toestemming altijd intrekken. De intrekking van uw toestemming heeft alleen geen terugwerkende kracht. Het intrekken van uw toestemming heeft dus geen gevolgen voor handelingen die al uitgevoerd zijn. Het intrekken kunt u doen door gebruik te maken van het formulier Recht op Aanpassing.

Recht van Gegevensoverdraagbaarheid

Wij kunnen persoonsgegevens direct aan een andere zorgverzekeraar sturen als het gaat om gegevens die nodig zijn om over te stappen naar die andere zorgverzekeraar. In de praktijk gebeurd dit via het systeem VECOZO. Zodra u overstapt naar een andere zorgverzekeraar binnen Nederland, worden uw persoonsgegevens doorgezet naar de nieuwe verzekeraar. Heeft u bijvoorbeeld doorlopende machtigingen? En stapt u over naar ons? Dan nemen wij deze machtiging over. U moet dan wel de oorspronkelijke machtiging naar ons toesturen.

Recht op Beperkt gebruik

U kunt het gebruik van uw persoonsgegevens verminderen, bijvoorbeeld als u de digitale nieuwsbrief niet meer wilt ontvangen. Via de Mijn Omgeving kunt u uw voorkeuren opgeven. U heeft er recht op dat gebruik van uw persoonsgegevens wordt beperkt:

  • in de periode die wij nodig hebben om vast te stellen of uw gegevens inderdaad aangepast moeten worden;
  • als wij uw persoonsgegevens niet hadden mogen gebruiken, maar u wilt niet dat die gegevens worden gewist;
  • in de periode dat u tegen het gebruik van uw persoonsgegevens bezwaar heeft gemaakt, maar van ons nog geen antwoord heeft gekregen;

Als het gebruik van uw persoonsgegevens wordt beperkt, hebben wij uw toestemming nodig om toch nog gebruik van die gegevens te mogen maken. Hierop zijn een aantal uitzonderingen. Uw  persoonsgegevens mogen toch worden gebruikt:

  • voor de uitvoering van uw zorgverzekering en aanvullende ziektekostenverzekering, zodat u verzekerd kunt blijven en uw rekeningen kunnen worden betaald door ons;
  • voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering;
  • ter bescherming van de rechten van een ander persoon of een rechtspersoon;
  • om redenen van groot algemeen belang voor de Europese Unie of een lidstaat van de Europese Unie, zoals volksgezondheid.

Het verzoek kunt u indienen via het formulier Rechten op Aanpassingen.